Met de ondersteuning van een groot accountantskantoor had een internationale olie- en gasmaatschappij een uitgebreid IFRS-beleidsdocument ontwikkeld. Het document, dat uit meer dan 400 pagina’s bestond, bevatte interpretaties van IFRS-vereisten.

Het document was technisch correct, maar te omvangrijk voor medewerkers om in de dagelijkse praktijk mee te werken.

   DE UITDAGING

Het IFRS-beleidsdocument bood een uitgebreid technisch kader, maar was in de dagelijkse praktijk weinig bruikbaar. De documentatie richtte zich voornamelijk op technische interpretatie in plaats van praktische toepassing. Medewerkers vonden het moeilijk de inhoud toe te passen op dagelijkse accounting beslissingen en raadpleegden het document zelden bij het verwerken van transacties of het opstellen van rapportages.

Het gevolg: medewerkers wisten nog steeds niet hoe ze specifieke transacties moesten verwerken, het beleidsdocument werd na oplevering nauwelijks gebruikt, Group Finance ontving regelmatig interpretatievragen, kennis bleef geconcentreerd bij een beperkt aantal specialisten en de onboarding van nieuwe medewerkers kostte veel tijd en uitleg.

Kortom: de organisatie had uitgebreide documentatie, maar beperkte praktische toepassing.

   HOE WE HEBBEN GEHOLPEN

Fidugius hielp de organisatie de kloof te overbruggen tussen technische beleidsdocumentatie en de dagelijkse accounting praktijk. We analyseerden het bestaande IFRS-beleidsdocument en brachten in kaart welke onderdelen vertaald moesten worden naar praktische accounting handvatten.

Vervolgens herstructureerden en vereenvoudigden we de inhoud zodat medewerkers eenvoudig konden begrijpen hoe de policies van toepassing waren op echte transacties.

Belangrijke verbeteringen: de IFRS-policies herschreven in heldere en toegankelijke taal, transactiegebaseerde voorbeelden toegevoegd op basis van de bedrijfsactiviteiten, standaard boekingsprocedures gedefinieerd inclusief grootboekrekeningen en mutatiecodes en de structuur en het gebruik van het rekeningschema verduidelijkt.

Alle inhoud werd geïntegreerd in de Fidugius Accounting & Reporting Manual, een gestructureerd en doorzoekbaar kennisplatform binnen de eigen SharePoint-omgeving van het bedrijf.

Tot slot trainden wegebruikers zodat de organisatie de manual zelfstandig kon beheren en actualiseren naarmate beleid en procedures zich ontwikkelen.

   IMPACT & RESULTATEN

De organisatie maakte de overstap van statische documentatie naar praktische toepassing van haar accounting policies. Het nieuwe framework resulteerde in:

• Duidelijke handvatten voor het verwerken van accounting transacties
• Een sterke daling van ad-hocvragen aan Group Finance
• Consistentere toepassing van accounting policies tussen teams
• Verbeterde voorspelbaarheid en efficiëntie van rapportagecycli
• Effectievere onboarding van nieuwe finance medewerkers

Waar de organisatie aanvankelijk afhankelijk was van externe experts, stellen ze dankzij de Accounting & Reporting Manual nu zelfstandig op grote schaal consistente rapportages op.