”We hebben een single source of truth nodig,” is een uitspraak die menig CFO weleens gedaan heeft.
Maar wat wordt er in finance precies bedoeld met een single source of truth (SSOT)? Vaak bedoelt men hiermee: één centraal systeem of database met de resultaten, cijfers en posities van de organisatie. Iedereen haalt informatie uit dezelfde primaire bron, rapportages sluiten op elkaar aan, samenwerking verbetert en het management kan beter onderbouwde beslissingen nemen.
Wie wil dat nu niet?
Maar als iedereen dezelfde bron gebruikt om cijfers te interpreteren en te presenteren, hoe zit het dan met de data die in deze single source of truth wordt aangeleverd of geüpload?
| Wordt dezelfde transactie van periode tot periode consistent behandeld? | Kosten kunnen in de ene periode direct worden genomen en in de andere worden voorzien, terwijl de onderliggende omstandigheden vergelijkbaar zijn. |
| Passen rapporterende eenheden dezelfde principes toe op vergelijkbare transacties? | Opbrengsten worden door eenheid A wellicht als omzet gerapporteerd, terwijl eenheid B ze gebruikt om kosten mee te compenseren. |
| Interpreteren afdelingen definities en KPI’s op dezelfde manier? | De ene afdeling rapporteert FTE’s inclusief tijdelijk personeel, terwijl een andere afdeling deze juist uitsluit. |
| Werkt iedereen met dezelfde, actuele richtlijnen en instructies? | Een medewerker werkt mogelijk met een verouderd beleidsdocument op een gedeelde schijf, terwijl een collega een recent per e-mail ontvangen instructie volgt. |
In gewone taal: je haalt je informatie misschien uit één bron, maar garbage in blijft garbage out.
Een echte single source of truth vraagt daarom om drie fundamenten:
- Eenduidige definities, richtlijnen, beleid en eigenaarschap.
- Eén toegankelijke kennisbron waarmee mensen deze consistent kunnen toepassen.
- Een betrouwbaar en beheerst systeem voor het aanleveren, consolideren, rapporteren en analyseren van data.
Het onderscheid is belangrijk:
- Eén bron van data bepaalt waar financiële en operationele informatie wordt aangeleverd en gerapporteerd.
- Eén bron van kennis bepaalt waar definities, beleid, instructies en voorbeelden worden bijgehouden.
- Eén gedeeld begrip van de waarheid ontstaat pas wanneer beide samenkomen.
Laten we de eerste twee fundamenten wat verder uitdiepen.
WAAROM CONSISTENTE DEFINITIES BELANGRIJK ZIJN VOOR EEN SSOT
Consistentie begint met vaststellen wat elk cijfer betekent, hoe transacties moeten worden verwerkt en hoe posities moeten worden gerapporteerd.
Wanneer cijfers niet consistent worden gedefinieerd en opgesteld, wordt vergelijken lastig. Het management kan verkeerde conclusies trekken bij het vergelijken van entiteiten, periodes, producten of prestatie-indicatoren.
Beleid en definities moeten daarom voldoende duidelijk zijn om bij vergelijkbare omstandigheden tot consistente uitkomsten te leiden. Ze horen bedrijfsspecifieke voorbeelden te bevatten en het volgende vast te leggen:
- de relevante reikwijdte;
- criteria voor opname en waardering;
- cut-offregels;
- berekeningsmethodes; en
- de behandeling van uitzonderingen.
Eigenaarschap is minstens zo belangrijk. Elke kerndefinitie en elk beleidsstuk binnen de SSOT hoort te beschikken over:
- een aangewezen eigenaar;
- een goedkeuringsbevoegdheid;
- een ingangsdatum;
- versiebeheer;
- een vaste evaluatiecyclus; en
- een proces om vragen te beantwoorden en uitzonderingen vast te leggen.
Iemand moet verantwoordelijk zijn voor het onderhouden van de richtlijnen en het bepalen hoe nieuwe of afwijkende situaties moeten worden behandeld.
Eenduidigheid betekent overigens niet dat elke transactie boekhoudkundig hetzelfde behandeld moet worden. Verschillende feiten kunnen tot verschillende uitkomsten leiden. Het doel is dat vergelijkbare omstandigheden op basis van dezelfde principes worden beoordeeld, en dat eventuele verschillen kunnen worden verklaard.
EEN SINGLE SOURCE OF KNOWLEDGE ALS DE ONTBREKENDE SCHAKEL
Zelfs een goed opgesteld beleid heeft weinig waarde als medewerkers het niet kunnen vinden, begrijpen of toepassen.
Binnen veel organisaties staat de richtlijnen verspreid over accounting manuals, rapportage-instructies, e-mails, presentaties, gedeelde schijven en de kennis van individuele medewerkers. Hierdoor werken mensen soms met verouderde documenten, volgen ze instructies die inmiddels zijn achterhaald, of vertrouwen ze op hoe een transactie in het verleden werd verwerkt.
Eén bron van kennis hoort actueel inzicht te bieden in:
- beleid en definities;
- praktische verwerkings- en boekingsinstructies;
- bedrijfsspecifieke voorbeelden;
- antwoorden op veelgestelde vragen; en
- richtlijnen voor uitzonderingen en beoordelingsvraagstukken.
Daarnaast moet duidelijk zijn welke versie actueel is, wie de richtlijn beheert, wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt, waar vragen kunnen worden gesteld en hoe uitzonderingen moeten worden vastgelegd.
Het doel is niet simpelweg om informatie op één plek op te slaan. Het doel is om de juiste werkwijze eenvoudig vindbaar, begrijpelijk en toepasbaar te maken. Dat vraagt om een centraal, actueel kennisplatform dat informatie met elkaar verbindt en onderlinge relaties en afhankelijkheden zichtbaar maakt.
Bijvoorbeeld:
- Een accounting policy is gekoppeld aan de bijbehorende boekingsinstructie.
- Een rekeningdefinitie verwijst terug naar het beleid waaronder deze valt.
- Een afsluitprocedure sluit aan op de rapportagekalender.
- Een veelgestelde vraag verwijst naar de goedgekeurde richtlijn waarop het antwoord is gebaseerd.
These connections help employees not only find the right information but also understand how it fits together.
HOE BOUW JE EEN SINGLE SOURCE OF TRUTH
Het opbouwen van één bron van kennis vraagt om meer dan het uploaden van documenten.
Informatie moet worden beheerd, doorzoekbaar zijn, met elkaar verbonden zijn, onder versiebeheer staan en worden vertaald naar praktische instructies voor de mensen die de transacties daadwerkelijk verwerken.
Pas wanneer een gedeeld begrip is vastgesteld en toegankelijk gemaakt, kan technologie data consistent verwerken en rapporteren.
Een single source of truth vertelt mensen waar ze een cijfer kunnen vinden. Een single source of knowledge helpt ervoor te zorgen dat dat cijfer juist en consistent tot stand is gekomen.
In de praktijk komt het bouwen van een single source of truth neer op vijf stappen:
- Breng je bestaande beleid, definities en instructies in kaart — de meeste organisaties hebben hier al veel meer van dan ze zelf beseffen.
- Wijs voor elk beleidsstuk en elke definitie een duidelijke eigenaar aan, inclusief een goedkeuringsbevoegdheid en een ingangsdatum.
- Structureer en verbind de content, zodat beleid, rekeningen, processen en rapportagelijnen naar elkaar verwijzen.
- Maak het doorzoekbaar en breng versiebeheer aan, zodat medewerkers altijd de actuele richtlijn vinden en niet een verouderde versie.
- Vertaal beleid naar praktische, dagelijkse instructies die mensen daadwerkelijk kunnen toepassen bij het verwerken van transacties.
HOE FIDUGIUS EEN SINGLE SOURCE OF KNOWLEDGE BOUWT VOOR JOUW TEAM
Een single source of knowledge vormt de basis voor consistente, betrouwbare en schaalbare rapportage en besluitvorming.
Het goede nieuws: de meeste organisaties beschikken al over een groot deel van de benodigde informatie. De uitdaging zit niet zozeer in het vanaf nul creëren van nieuwe informatie, maar in het samenbrengen, structureren, verbinden, beheren en toegankelijk maken van versnipperde kennis.
Daarvoor is de Financial Accounting Manual ontwikkeld. Het platform verbindt beleid, definities, boekingsinstructies, rekeningtoelichtingen en rapportageprocedures in één beheerste kennisomgeving.
Want een echte single source of truth begint met één gedeeld begrip van de waarheid.
Benieuwd hoe de Fidugius Accounting & Reporting Manual in de praktijk werkt? Vraag kosteloos een demo aan.
Want to stay up to date? Follow us on Linkedin.
Wat is het verschil tussen een single source of truth en een single source of data?
Een single source of data laat zien waar een cijfer is opgeslagen en gerapporteerd. Een echte single source of truth vraagt daarnaast om één bron van kennis: de definities, het beleid en de instructies die ervoor zorgen dat het cijfer in de eerste plaats consistent tot stand is gekomen.
Is een gedeeld systeem zoals SharePoint al een single source of truth?
Niet vanzelf. Een gedeeld systeem bepaalt waar data wordt opgeslagen en gerapporteerd, maar garandeert niet dat iedereen dezelfde definities en dezelfde beleidsregels heeft toegepast om daar te komen. Zonder een verbonden, beheerste kennisbron kan een gedeeld systeem nog altijd inconsistente cijfers bevatten.
Wie zou een single source of truth binnen de organisatie moeten beheren?
Eigenaarschap werkt het beste als het gedeeld wordt: Group Finance beheert doorgaans het overkoepelende kader en de governance, terwijl elk individueel beleidsstuk en elke definitie een eigen aangewezen eigenaar zou moeten hebben die verantwoordelijk is voor het actueel houden ervan.
Hoe kan Fidugius een single source of truth realiseren?
De Fidugius Accounting & Reporting Manual brengt de twee hierboven besproken fundamenten samen in één platform. Het verbindt beleid, definities, boekingsinstructies, rekeningtoelichtingen en rapportageprocedures tot één samenhangende, kruisverwezen kennisomgeving, zodat medewerkers altijd met dezelfde, actuele versie werken. Elk beleidsstuk krijgt een aangewezen eigenaar, een ingangsdatum en ingebouwd versiebeheer, en het platform kan worden ingezet binnen je eigen SharePoint-omgeving of als beheerde cloudoplossing. Na implementatie worden key users getraind om de content zelf te onderhouden en bij te werken, zodat het een levende kennisbank blijft in plaats van een eenmalig project.
Wat is het verschil tussen een documentenarchief en Fidugius als het gaat om een single source of truth?
Een documentenarchief, zoals een gedeelde schijf vol pdf’s, slaat bestanden op, maar laat het aan de lezer over om de juiste versie te vinden en te bepalen hoe deze zich verhoudt tot andere richtlijnen. Fidugius doet meer dan opslaan: het verbindt. Een boekingsinstructie verwijst terug naar het beleid waaronder deze valt, een rekeningdefinitie verwijst terug naar het bijbehorende beleid, en een afsluitprocedure sluit aan op de rapportagekalender. Die structuur, samen met een aangewezen eigenaar en ingangsdatum per beleidsstuk, is wat versnipperde documentatie omzet in een werkelijke single source of truth — in plaats van slechts een plek om bestanden op te slaan.
