Case study
Uniform accounting framework voor een buy-and-build organisatie
Industrie: internationale distributeur van life science ingrediënten
Een uniform accounting framework voor een buy-and-build organisatie
Hoe een internationale distributeur de groepsrapportage verbeterde door één uniform accounting framework te implementeren.
Een internationale distributeur van life science ingrediënten groeide snel door een reeks acquisities. De nieuw verworven entiteiten voerden vergelijkbare activiteiten uit, maar bleven elk werken volgens hun eigen lokale accounting praktijken. Hierdoor verschilden accounting processen en rapportagestructuren door de hele organisatie. Dit maakte het tijdrovend en moeilijk om consistente en vergelijkbare groepsrapportage op te stellen.
DE UITDAGING
Naarmate de organisatie internationaal uitbreidde, begonnen verschillen in accounting praktijken de kwaliteit en efficiëntie van de groepsrapportage te beïnvloeden. Om geconsolideerde jaarrekeningen op te stellen, moest Group Finance lokale cijfers handmatig aanpassen zodat ze aansloten op de accounting policies van de Nederlandse moedermaatschappij. Een tijdrovend en foutgevoelig proces dat elke rapportagecyclus opnieuw plaatsvond.
Tegelijkertijd zorgde het ontbreken van duidelijke en gedeelde richtlijnen voor onzekerheid bij lokale finance teams.
Kortom, de organisatie stond voor verschillende uitdagingen:
- beperkte vergelijkbaarheid tussen de financiële resultaten van verschillende entiteiten
- frequente handmatige correcties tijdens het rapportageproces
- hoge werkdruk voor Group Finance tijdens afsluitingscycli
- verschillende interpretaties van accounting policies tussen entiteiten
- een groter operationeel risico bij vertrek van sleutelpersonen bij lokale teams.
Bovendien bleef de organisatie groeien. Zonder een consistent accounting framework zouden deze problemen alleen maar toenemen.
HOE WE HEBBEN GEHOLPEN
Fidugius ondersteunde de organisatie bij het ontwikkelen en implementeren van een groepsbreed accounting en reporting framework.
We begonnen met het analyseren van de bestaande accounting policies en rapportageprocessen binnen de groep. Op basis hiervan vertaalden we de accounting principes van de groep naar praktische handvatten die lokale teams consistent konden toepassen in hun dagelijkse werk.
Onze activiteiten:
- groepsbrede accounting policies definiëren
- boekingsprocedures en het rekeningschema standaardiseren
- rapportageprocessen en afsluitingsinstructies structureren
- accounting policies afstemmen op de operationele realiteit van lokale entiteiten.
Om het concreet en praktisch te maken, voorzagen we in uitgebreide voorbeelden en gedetailleerde informatie over boekingsprocedures voor veelvoorkomende transacties. We stelden ook duidelijke waarderingsprincipes op en gaven uitleg over het grootboek rekeningschema.
In samenwerking met de IT-afdeling van de klant integreerden we het volledige framework in de Fidugius Accounting & Reporting Manual binnen de SharePoint-omgeving van de klant. Dit centrale platform stelt gebruikers in staat snel relevante richtlijnen te vinden en te begrijpen hoe accounting policies zich verhouden tot specifieke transacties en rapportage-uitkomsten.
Tot slot trainden we medewerkers door de hele organisatie zodat zij de manual zelf konden beheren en onderhouden.
IMPACT & RESULTATEN
De organisatie werkt nu met één accounting framework voor alle entiteiten.
Dit resulteerde in:
- Aanzienlijk minder handmatige correcties tijdens rapportagecycli
- Verbeterde vergelijkbaarheid van financiële resultaten tussen entiteiten
- Efficiëntere afsluitings- en reviewprocessen
- Groter eigenaarschap van financial reporting bij lokale teams
- Meer vertrouwen in de betrouwbaarheid van de groepsrapportage
De financefunctie biedt nu een schaalbare basis die de voortdurende internationale groei van de organisatie ondersteunt.
MATTHIJS DIJKEMA
“Deze case maakt duidelijk dat het succes van een buy-and-build strategie ook vraagt om uniforme en vergelijkbare rapportage door duidelijk en uniform beleid vast te stellen. De Accounting & Reporting Manual is daarmee een randvoorwaarde voor schaalbaarheid en betrouwbare groepsrapportage.”
