Door Matthijs Dijkema RA, oprichter en managing director van Fidugius.
De kwaliteit van de cijfers wordt vaak bepaald vóór de drukste weken beginnen. De grootste vertraging ontstaat al vóór de eerste correctieboeking.
Een maandafsluiting die op tijd klaar is, levert niet vanzelf een soepele jaarafsluiting op. De jaarlijkse close brengt extra toelichtingen, schattingen en controles samen. Finance is daarbij afhankelijk van informatie van andere afdelingen, entiteiten en externe specialisten. Ook moet de accountant de cijfers toetsen en de onderliggende posities kunnen beoordelen.
Voor (Group) Finance is de close daarom meer dan een rapportageverplichting. Het is het moment waarop zichtbaar wordt of de organisatie tijdig over betrouwbare cijfers beschikt om besluiten te nemen en verantwoording af te leggen.
Als een close uitloopt, hoor ik vaak dat er te weinig mensen of tijd waren. Dat kan zeker een rol spelen, maar capaciteit is zelden het hele verhaal. Janvrin en Mascha onderzochten in 2014 al het closeproces bij 22 organisaties en wezen onder meer op de rol van samenwerking, schattingsprocessen en nieuwe verslaggevingsvereisten. Dat pleit voor een bredere vraag: hoeveel werk is vooraf voorspelbaar en beheersbaar gemaakt?
DE JAARAFSLUITING IS GEEN GEWONE MAANDAFSLUITING
De maandafsluiting is repeterend en levert vaak snel managementinformatie op. Teams kunnen werkzaamheden standaardiseren, leren van de vorige cyclus en afwijkingen eerder herkennen. De jaarafsluiting komt uiteraard maar één keer per jaar. Dan komen schattingen, bijzondere transacties, aanvullende toelichtingen en de accountantscontrole samen. Bovendien is finance afhankelijk van treasury, tax, HR, actuarissen, de business en lokale finance-teams bij het opstellen van de verantwoording.
Een organisatie kan de maandafsluiting dus goed op orde hebben en toch aan het einde van het jaar vertraging oplopen. De twaalf maandcycli geven routine. De jaarafsluiting vraagt om voorbereiding op werkzaamheden die niet iedere maand terugkomen. Voor finance betekent dit dat de kwaliteit van de close voor een groot deel wordt bepaald voordat de drukste weken beginnen.
WAAR DE VERTRAGING ONTSTAAT
1. Werk is niet op tijd voorspelbaar gemaakt
Een goede close begint met een kalender die duidelijk maakt wie wat wanneer oplevert. Een datum alleen is niet genoeg. Betrokkenen moeten weten welke informatie wordt verwacht, in welk format, wie de kwaliteit beoordeelt en hoe vertraging wordt geëscaleerd.
Maak vroeg onderscheid tussen terugkerend werk en uitzonderingen. Aansluitingen, standaardrapportages en voorspelbare onderbouwingen horen zo veel mogelijk als routine te verlopen. Bijzondere transacties en oordeelsvorming verdienen gerichte aandacht. Een overname is bijvoorbeeld een eenmalige gebeurtenis, maar de stappen voor accounting, consolidatie en verslaggeving kunnen vooraf worden vastgelegd. Als dezelfde verrassing ieder jaar terugkomt, hoort zij in de planning.
2. Systemen en data leveren geen vergelijkbare uitkomsten op
Eén ERP-systeem kan standaardisatie ondersteunen, maar garandeert geen consistente rapportage. Omgekeerd kunnen verschillende systemen werkbaar zijn als definities, rekeningmapping, cut-off-afspraken en rapportageformats op elkaar aansluiten. De uitdaging ontstaat wanneer entiteiten of bedrijfsonderdelen andere data, procedures of interpretaties gebruiken. Dan verschuift werk naar handmatige aansluitingen en correcties bij consolidatie.
Deloitte beschrijft zes samenhangende elementen van een sterke close, waaronder een gestandaardiseerde bron van waarheid, een passend systeemlandschap, een efficiënt closeproces en duidelijke governance over processen en data. De rode draad is dat een goede close niet met een ERP-keuze alleen wordt bereikt: ook data-afspraken, eigenaarschap, analyse en beheersing moeten op elkaar aansluiten.
3. Lastige accountingvragen worden te laat besproken
Bij de jaarafsluiting komen onderwerpen samen waar oordeel nodig is: omzetverantwoording, voorzieningen, bijzondere waardeverminderingen, belastingposities en andere posten waarbij schattingen een rol spelen. Bij een langlopend productiecontract kan bijvoorbeeld de vraag spelen wanneer en hoe voortgang wordt gemeten. Als een gewijzigde methodiek pas aan het einde van het jaar ter discussie komt, kost de beoordeling daarvan onnodig veel tijd.
Spreek zulke uitgangspunten daarom vooraf af en leg de onderbouwing vast. Een accounting- en reportingmanual, een vaste werkwijze en voorbeelden helpen lokale teams om vergelijkbare feiten op dezelfde manier te beoordelen. De accountant kan de toepassing dan toetsen aan een bekende basis, in plaats van dat de groep de uitgangspunten ieder jaar opnieuw moet reconstrueren.
4. Rollen en verantwoordelijkheden zijn niet scherp geformuleerd
Een close bestaat niet alleen uit werkzaamheden van de financiële afdeling. Informatie over contracten, claims, personeel, investeringen en operationele prestaties komt vaak uit andere delen van de organisatie. Als niet duidelijk is wie informatie aanlevert en wie verantwoordelijk is voor de beoordeling, ontstaan late vragen en ontbrekende onderbouwingen.
Goede closing instructions maken concreet welke informatie nodig is, wie eigenaar is, wie beoordeelt en wanneer escalatie volgt. Bespreek bijzondere posten vooraf en maak zichtbaar waar de geldende richtlijnen en formats staan. Zo wordt de close onderdeel van het bredere stelsel van governance en interne beheersing, in plaats van een geïsoleerde finance-oefening.
AFSPRAKEN MOETEN VINDBAAR EN ACTUEEL BLIJVEN
Een kalender, closing instructions, accounting policies, rapportageformats en contactpersonen horen bij elkaar. Wanneer ze als losse bestanden door de organisatie gaan, raken versies door elkaar en wordt het lastig om te zien welke afspraak geldt. Bovendien verdwijnt kennis wanneer de mensen die haar hebben opgebouwd van functie veranderen of de organisatie verlaten.
Een centrale, doorzoekbare omgeving met een duidelijke structuur kan die onderdelen verbinden. Vanuit een closing-instructie moet een financial kunnen doorklikken naar de relevante accounting guidance, de rapportagekalender en het juiste template. De Accounting & Reporting Manual van Fidugius is bedoeld om beleid en praktische closinginformatie op zo’n manier bijeen te brengen, met beheer bij de organisatie zelf.
AI HELPT ALLEEN ALS DE AFSPRAKEN AL OP ORDE ZIJN
Het ligt voor de hand om bij deze knelpunten naar AI te kijken. Toch geldt voor AI hetzelfde als voor de close zelf: de uitkomst is zo goed als de afspraken waarop zij steunt. Als grondslagen, definities en broninformatie niet op orde zijn, kan AI die onduidelijkheid niet oplossen.
In een McKinsey-enquête uit 2025 onder 102 CFO’s zei 44% van de respondenten dat generatieve AI voor meer dan vijf toepassingen in finance werd gebruikt, tegenover 7% in de eerdere enquête. Dat wijst op een verbreding van gebruik binnen finance, maar de enquête meet niet hoe ver AI in de jaarlijkse close is ingebed.
Voor de close liggen kansrijke toepassingen dicht bij bestaande, controleerbare werkzaamheden. AI kan helpen waarderingsgrondslagen samen te vatten tot de kern die voor een specifieke vraag relevant is, een eerste afwijkingsanalyse op basis van gecontroleerde gegevens op te stellen, openstaande vragen te ordenen en rapportages op inconsistenties te controleren. Voor aansluitingen, matching en het opsporen van afwijkende boekingen kunnen ook data-analyse en traditionele automatisering veel werk uit handen nemen.
AI zou niet zelfstandig moeten bepalen hoe een materieel contract wordt verantwoord of welke voorziening nodig is. De uitkomst moet worden gecontroleerd, herleidbaar zijn tot betrouwbare informatie en passen binnen de toegangs- en goedkeuringsregels van de organisatie. AI kan werk voorbereiden maar de finance professional blijft verantwoordelijk voor de beoordeling. Als grondslagen, definities en broninformatie niet op orde zijn, kan AI die onduidelijkheid niet oplossen.
WAAR KAN (GROUP) FINANCE OP STUREN?
Begin met de vertragingen die ieder jaar terugkomen. Breng in kaart welke stappen laat of onvolledig worden opgeleverd, waar correcties en herstelwerk ontstaan en welke afhankelijkheden buiten finance liggen. Een dashboard kan snelheid én kwaliteit volgen: bijvoorbeeld de doorlooptijd, het aandeel tijdige en volledige aanleveringen, late correcties na consolidatie, openstaande aansluitingen en de tijd die aan correcties wordt besteed.
Koppel die informatie aan duidelijke eigenaren en bespreek de terugkerende oorzaken vóór de volgende close. Een grote transformatie is daarvoor niet altijd nodig. De eerste verbetering is vaak dat de organisatie scherp afspreekt wat moet worden aangeleverd, wie daarop toeziet en waar de actuele informatie en instructies staan.
Een goede close is niet alleen snel. De cijfers moeten tijdig beschikbaar zijn én betrouwbaar genoeg om besluiten op te baseren. Dat vraagt om duidelijke governance voordat de drukste weken beginnen.
